Zeitvorsorge & Freiwilligenmanagement
Weniger Administration. Mehr Zeit für Menschen.
Die Software für Vereine, Gemeinden und Organisationen, die Freiwilligenarbeit koordinieren, Einsätze dokumentieren und Zeitgutschriften verwalten. Auch für Freiwilligenmanagement ohne Zeitgutschriften lässt sich die Lösung mit geringfügigen Anpassungen einsetzen.
Ihre Vorteile
Alles Wichtige in einer Anwendung
Von der Verwaltung Ihrer Freiwilligen bis zur Rechnungsstellung: Die Software verknüpft die zentralen Abläufe und reduziert wiederkehrende administrative Aufgaben.
01
Menschen und Tätigkeiten verwalten
Helfende und Unterstützte sowie ihre Tätigkeiten, Fähigkeiten und Verfügbarkeiten übersichtlich erfassen.
02
Einsätze dokumentieren
Geleistete Stunden, gefahrene Kilometer und Spesen direkt und nachvollziehbar erfassen.
03
Selbstverwaltung ermöglichen
Freiwillige pflegen ihre Angaben und erfassen Einsätze selbst. Das entlastet die Organisation.
04
Zeit- und weitere Konten führen
Persönliche Stundenkonten, Kilometer und Spesen transparent verwalten und einsehen.
05
Leistungen direkt verrechnen
Rechnungen aus erfassten Leistungen berechnen und mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellen und versenden.
06
Zahlungen automatisiert verbuchen
CAMT.054-Dateien importieren, Zahlungseingänge zuordnen und Rechnungsstatus automatisch aktualisieren.
Einblicke in die Anwendung
Freiwilligenarbeit einfach organisieren
Die folgenden Ansichten zeigen die Anwendung bei Zeitvorsorge Liechtenstein mit Beispieldaten. Logo und Akzentfarbe können an Ihre Organisation angepasst werden.
Helfende und Unterstützte im Überblick
Personen, Tätigkeiten und Kontaktdaten zentral verwalten. Über das persönliche Profil sind Einsätze, Kontostände und Abrechnungen direkt zugeordnet. Such- und Filtermöglichkeiten erleichtern die tägliche Arbeit.
Passende Freiwillige einfacher finden
Welche Unterstützung wird benötigt? Welche Tätigkeiten können Helfende anbieten? Erfahrungen, Verfügbarkeit und gewünschter Einsatzumfang helfen bei der Koordination.
Freiwillige können ihre eigenen Angaben selbst pflegen. Das sorgt für aktuelle Informationen und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Jede Hilfeleistung nachvollziehbar dokumentieren
Freiwillige können ihre Einsätze selbst erfassen und abschliessen – mit Tätigkeit, Datum, Dauer, Fahrtstrecke, Kilometern und Spesen. Alle relevanten Informationen bleiben an einem Ort.
Die Einsatzübersicht unterstützt die Administration mit Filtern und einem CSV-Export.
Kontostände jederzeit im Blick
Helfende und Unterstützte sehen ihre persönlichen Einsätze und Kontostände. Stunden, Kilometer und Spesen sind für die Beteiligten transparent nachvollziehbar – ohne dass sie die verwalteten Buchungen verändern können.
Integrierte Abrechnung
Von der Leistung bis zur Zahlung
Keine doppelte Datenerfassung: Auf Basis der dokumentierten Leistungen lassen sich Rechnungen gesammelt erstellen und anschliessend gemeinsam bearbeiten.
Rechnungen effizient bearbeiten
Rechnungen per E-Mail versenden, gesammelt als ZIP herunterladen, als gedruckt markieren oder Daten als CSV exportieren. Auf Wunsch kann eine Partnerorganisation als Rechnungsempfänger hinterlegt werden.
Zahlungen automatisch zuordnen
Über den Import von CAMT.054-Dateien werden Zahlungseingänge den Rechnungen zugeordnet. Die Software unterscheidet «Teilbezahlt» und «Bezahlt» und kennzeichnet Unstimmigkeiten wie Überzahlungen.
Aus Daten werden Erkenntnisse
Mit Excel-Pivot-Auswertungen analysieren Sie beispielsweise geleistete Stunden nach Tätigkeiten, Gemeinden oder Zeiträumen und erstellen eigene Diagramme. Weitere Auswertungen, auch direkt in der Anwendung, können nach Bedarf umgesetzt werden.
Weitere Möglichkeiten
Durchdacht bis ins Detail
Gutscheinverwaltung
Mehrere Gutscheine gleichzeitig erstellen, eigene Gutscheintypen verwenden und durch eine integrierte Prüfung die mehrfache Einlösung verhindern.
Gemeinde- und Regionalverantwortliche
Zuständige Ansprechpersonen und ihre Kontaktdaten für alle Nutzenden mit Leserechten bereitstellen.
Partnerorganisationen
Partnerorganisationen verwalten und als Rechnungsempfänger für unterstützte Personen hinterlegen.
Rollen und Datenschutz
Rollenbasierte Zugriffe beschränken die Einsicht in personenbezogene Daten. Bei der Einsatzerfassung sehen Helfende nur bereits betreute unterstützte Personen.
Flexibles Erscheinungsbild
Logo und Akzentfarbe können an Ihre Organisation angepasst werden – mit einer übersichtlichen und einheitlichen Benutzeroberfläche.
Vielseitig einsetzbar
Für Zeitvorsorge, Nachbarschaftshilfe, Besuchs- und Begleitdienste sowie weitere Formen des Freiwilligenmanagements – je nach Anforderungen mit Anpassungen.
Referenz aus der Praxis
Bereits produktiv im Einsatz
Zeitvorsorge Liechtenstein
Die Infotech AG hat für den Verein Zeitvorsorge Liechtenstein eine Softwarelösung entwickelt, welche die Organisation der Freiwilligenarbeit und die damit verbundenen administrativen Abläufe unterstützt.
Wie der Verein die Zusammenarbeit und seine neue Softwarelösung selbst vorstellt, erfahren Sie im Beitrag «Neue benutzerfreundliche Datenbank dank Infotech Schaan».
Unverbindlich kennenlernen
Passt die Software zu Ihrer Organisation?
Gerne zeigen wir Ihnen die Anwendung in einer persönlichen Online-Präsentation und besprechen, welche Funktionen und Anpassungen für Ihre Organisation sinnvoll sind.
